Zeit- und Abwesenheitserfassung

Zeiterfassungsprozess

Mitarbeitende der ETH Zürich sind das ganze Jahr über Download verpflichtet (PDF, 39 KB), ihre An- und/oder Abwesenheiten in geschützte Seite ETHIS oder einem externen Zeiterfassungssystem zu erfassen (Erfassungspflicht gem?ss Personalkategorie).

In ETHIS unter Meine Daten > Zeiterfassung > Zeitblatt An- / Abwesenheit: sehen Mitarbeitende, welche Zeiterfassungspflicht für sie gilt.

Unterj?hrige Zeiterfassungsaufgaben

Informationen zum Jahresendprozess finden Sie separat.

Mitarbeitende pflegen gem?ss Personalkategorie je nach dem ihre eigenen An- und Abwesenheiten w?hrend dem ganzen Jahr.
Mitarbeitende pflegen die Zeitwirtschaftseinstellungen z.B. bei ?nderungen des Pensums (Anpassung der Musterwoche)
Mitarbeitende (stellvertretend auch die Admin-HR) schliessen das Jahr jeweils vor Weihnachten ab, indem sie den Monat Dezember abschliessen = ?bertrag.

Für Mitarbeitende ohne Arbeitszeiterfassungspflicht

Die Standardeinstellung in ETHIS (unter Meine Daten > pers?nliche Einstellungen Zeitwirtschaft) ist auf ?keine Zeiterfassung“ gesetzt. Wer trotzdem An- oder Abwesenheiten erfassen m?chten, kann verschiedene Optionen zur Erfassung w?hlen. Es ist auch m?glich, nur Monate für die Zeiterfassung zu w?hlen, an denen es Sinn macht, die Arbeitszeit zu erfassen (z.B. Mitarbeit in einem EU-Projekt). Sobald ein Monat abgeschlossen ist, sind nicht mehr alle Optionen w?hlbar.

Für Mitarbeitende mit Abwesenheitserfassungspflicht

Die Standardeinstellung ist auf ?Erfassung von nur Abwesenheiten“ gesetzt. Es ist m?glich, Monate für die Zeiterfassung zu w?hlen, an denen es Sinn macht, die Arbeitszeit zu erfassen (z.B. Mitarbeit in einem EU-Projekt). Sobald ein Monat abgeschlossen ist, sind nicht mehr alle Optionen w?hlbar.

Bildausschnitt der Einstellung zur Zeiterfassung in ETHIS mit einer Übersicht der einzelnen Monaten — ?bersicht der Einstellung zur Zeiterfassung in ETHIS

Die Administrierenden mit HR-Rechten unterstützen Mitarbeitende, vorgesetzte Personen und Budgetverantwortliche bei der regelm?ssigen Erfassung sowie bei Spezialthemen.
Die Administrierenden mit HR-Rechten k?nnen Korrekturen w?hrend dem ganzem Jahr vornehmen.
Die Administrierenden mit HR-Rechten k?nnen stellvertretend die Einstellungen für einen Mitarbeitenden korrigieren (z.B. Musterwoche aufgrund eines Pensumwechsels)

Zur ETHIS Help Zeitwirtschaft Administration

Wie kontrollieren Admin-HR die An- und Abwesenheiten (Anzeige der aktuellen Zeitsalden)?
Wo sehen Admin-HR die Zeitwirtschaftseinstellungen von allen Mitarbeitenden in ihrem Bereich?
Wie ?ndern Admin-HR stellvertretend Zeitwirtschaftseinstellungen von Mitarbeitenden?
Wie erfassen Admin-HR stellvertretend Abwesenheiten für Mitarbeitende?
Wie nehmen Admin-HR unterj?hrige Korrekturen der Salden vor?

Die vorgesetzte Person / die verantwortliche Person für Zeitwirtschaft kontrolliert regelm?ssig die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden w?hrend dem Jahr.
Die vorgesetzte Person / die verantwortliche Person für Zeitwirtschaft ist dafür besorgt, dass Ferien und bezahlte Urlaube (Dienstaltersgeschenk) sowie zu kompensierende ?berstunden grunds?tzlich im Kalenderjahr, in dem sie anfallen, bezogen werden.
Die vorgesetzte Person / die verantwortliche Person für Zeitwirtschaft genehmigt Abwesenheitsantr?ge, sofern für den Mitarbeitenden in den Einstellungen der Zeitwirtschaft die Abwesenheitsantragspflicht gesetzt wurde

Die HR Beratung kl?rt fachliche, organisatorische oder rechtliche Fragen bei Spezialf?llen.

Unterstützung

Bei Loginproblemen, fehlender Berechtigungen oder Anwenderfragen melden Sie dies direkt via Support Funktion in ETHIS (über die Support-Funktion). Der ETHIS-Support ist das Basis-Portal für die technische Unterstützung für alle Mitarbeitenden und Administrative Assistenz mit HR-Rechten. Die ETHIS Help Zeitwirtschaft kann Ihnen auch weiterhelfen.

Bei administrativ fachlichen Fragen ist die erste Anlaufstelle die HR Administration.

Bei Fragen betreffend Reglement kontaktieren Sie die HR Beratung.