Barrierefrei zugängliche PDFs aus Powerpoint
Folgen Sie unseren Anleitungen zur Erstellung barrierefreier PDFs aus Powerpoint-Folien.
Barrierefreie PDFs sind in der Regel besser lesbar als ihre jeweiligen Ausgangsdokumente, wie Word oder PowerPoint.
Beim Export von PDFs aus Powerpoint (PPT) gelten die gleichen Grunds?tze wie beim Export von PDFs aus Word.
Zur Vorbereitung und zur Vertiefung empfehlen wir daher die Anleitung Barrierefrei zug?ngliche PDFs aus Word.
Allerdings gibt es auch deutliche Unterschiede:
- Wahl des PDF-Konverters
- ?berprüfung der Lesereihenfolge
- Vorsicht bei "floating Objects"
Verwenden Sie in MS Office, wann immer m?glich, integrierte Vorlagen. Dies erh?ht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Inhalte in ein PDF-Handout übernommen werden, und zwar nicht nur visuell, sondern auch als elektronischer Text, der von Hilfsmitteln wie Bildschirmleseger?ten gelesen werden kann.
Verwenden Sie integrierte Layouts für neue Folien, aber auch für ?berschriften, Listen und vieles mehr.
Vermeiden Sie in diesem Sinne insbesondere die Verwendung von Textfeldern oder anderen ?floating Objects“.
Floating Objects (Schwebende Objekte)
Vermeiden Sie "floating Objects" bei wichtigen informativen Inhalten wie z.B.
- Textboxen
- SmartArt
- WordArt
- usw.
?berschriften in Powerpoint
- Powerpoint hat standardm??ig keine ?berschriften. Stattdessen k?nnen die Folien mit Titeln versehen werden. (Titel hinzuzufügen)
- Achten Sie darauf, dass jede Folie einen aussagekr?ftigen Titel hat, der den folgenden Inhalt kurz und pr?zise beschreibt.
Statt einer gro?en Auswahl an ?berschriftenebenen gibt es unter Start im Bereich Font nur eine Schriftart, die als ?berschrift in PDF umgewandelt wird: Z.B. Arial (?berschriften).
Im Titeltextfeld (Titel hinzufügen) als ?berschriften der Ebene 1 (H1) und im normalen Textfeld als ?berschriften der Ebene 2 (H2).
Feinere ?berschriftenstrukturen k?nnen mit Acrobat Pro nachtr?glich in das PDF implementiert werden: Nachbearbeitung von PDFs in Acrobat Pro
Listen
Stellen Sie sicher, dass alle Auflistungen als Listen gekennzeichnet sind. unnummeriert (ul) oder nummeriert (ol)
Verwenden Sie wie die integrierten Werkzeuge und Layout-Vorlagen für Listen in Powerpoint:
Start (Reiter) > Absatz > Aufz?hlungszeichen oder Nummerierung w?hlen
Tabellen
Stellen Sie sicher, dass alle Datentabellen mit Tabellenk?pfen versehen sind. In den meisten F?llen bedeutet dies, dass die Tabelle sowohl Spalten- als auch Zeilenüberschriften hat.
Tabelle markieren > Tabellenentwurf (Registerkarte) > Aktivieren Sie die Checkboxen ??berschrift“ und ?Erste Spalte“.
Alternativtexte sind in erster Linie für Illustrationen aller Art gedacht. Für Bilder, Grafiken, Diagramme, Icons und Symbole.
In PowerPoint ist es oft sinnvoll, Alternativtexte für andere Inhalte und Gruppierungen von Inhalten zu vergeben. Zum Beispiel für komplexe Diagramme, die aus mehreren Objekten bestehen.
Die grundlegenden Anforderungen an den Umgang mit Bildern werden hier nicht behandelt. Siehe dazu den Artikel Bildbeschreibungen - Alternativtexte auf dieser Plattform.
Versehen Sie die Bilder in Ihren PPT-Dokumenten mit Alternativtexten, wie folgt:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild
- W?hlen Sie ?Alternativtext anzeigen...“ aus dem Overlay-Menü > Seitenfenster ?Alternativtext“ erscheint (rechts)
- Alternativtext in das Textfeld eingeben oder
- Markieren Sie ?Als dekorativ markieren“ für rein dekorative Bilder
Alternativer Text für eine Gruppe von Objekten
Bei einer mehrteiligen Illustration wie z.B. einem Organigramm, das aus einzelnen Komponenten besteht, reicht meist ein Alternativtext für das Gesamtbild.
Umsetzung:
- Markieren Sie alle Objekte
- Klicken Sie auf Start (Reiter) > Zeichnen > Anordnen
- Die Elemente werden mit ?Gruppieren“ zu einem Objekt gruppiert
- Versehen Sie das neue Objekt mit einem sinnvollen Alternativtext
Für Screenreader-Nutzer gibt es nur eine mehr oder weniger sinnvolle sequentielle Lesereihenfolge durch die verschiedenen Elemente und Objekte. Vom Anfang bis zum Ende einer Folie.
Diese Lesereihenfolge muss bewusst und aktiv festgelegt werden. Powerpoint selbst hat keine Vorstellung von einer ?sinnvollen“ Lesereihenfolge.
Oft ist es eine Mischung aus dem Layout und der Reihenfolge, in der die Objekte der Folie hinzugefügt werden, die die Lesereihenfolge bestimmt.
Deshalb
- Definieren Sie die Lesereihenfolge aktiv via
- Lesereihenfolgebereich oder
- Auswahlbereich
- Beide Werkzeuge zum Festlegen der Lesereihenfolge sind eng mit der Reihenfolge der sich überlagernden freien Ebenen verknüpft. Der Umgang mit schwebenden Objekten ist daher sehr heikel.
Lesereihenfolgebereich
Das Werkzeug Lesereihenfolgefenster
- ?berprüfen (Registerkarte)
- Barrierefreiheit überprüfen
- Lesereihenfolgebereich
erm?glicht es Ihnen, die Lesereihenfolge aller Elemente auf einer Folie aktiv per Drag n Drop (4.) festzulegen sowie sie als ?dekorativ“ zu markieren.
(das zuerst gelesene Element steht oben auf der Liste)
Auswahlbereich
Das Auswahlbereich-Werkzeug
- Startseite (Registerkarte)
- Zeichnen
- Anordnen
- Auswahlbereich...
erm?glicht es Ihnen, die Lesereihenfolge aller Elemente auf einer Folie aktiv durch Drag-n-drop zu bestimmen (5.).
(Achtung: das erste gelesene Element ist das letzte in der Liste)
Im Gegensatz zum Export aus MS Word führt der Export als PDF über Acrobat PDFMaker (Acrobat-Konverter) nicht zu den am besten zug?nglichen PDFs.
Dementsprechend empfehlen wir, PDFs aus PowerPoint weder über die Acrobat-Registerkarte (falls vorhanden) noch über die Funktion Als Adobe PDF speichern unter Datei zu exportieren.
W?hlen Sie stattdessen im Menü Datei
- ?Speichern unter“ w?hlen
- ?Weitere Optionen...“
- ?ndern Sie ?Dateityp“ auf PDF (*.pdf)
- ?ffnen Sie dann die Optionen... über und
- Aktivieren Sie das Kontrollk?stchen ?Dokumentstruktur-Tags für Barrierefreiheit“.
Aufgrund der vielen Aspekte, die für den erfolgreichen Export eines PowerPoint-Dokuments nach PDF zu beachten sind, empfehlen wir den kostenpflichtigen Erwerb der Software externe Seite axesSlide.
Der Anbieter sagt dazu: "axesSlide creates legally compliant, accessible PDF documents directly from Microsoft PowerPoint. Giving everyone access to the information during and after the presentations. 100% automated. No more reworking."
Leider wurde noch nicht entschieden, ob die Software ETH-weit zur Verfügung gestellt wird.
Wenn Sie diese Anschaffung in Erw?gung ziehen, z?gern Sie bitte nicht, uns für eine Beratung und eine Einführung zu kontaktieren:
Die ?berprüfung Ihres PDFs aus Powerpoint funktioniert genauso wie beim Exportieren eines PDFs aus Word.
Lesen Sie daher bitte die Anweisungen zur Installation und Anwendung von PAC auf PDFs aus Word.
Dokumententitel
Aussagekr?ftige Dokumenttitel sind für Benutzer von Hilfsmitteln sehr wichtig, werden aber oft ignoriert. Der Dokumenttitel ist die erste Information zu einem PDF-Dokument, welche von Screenreadern gelesen wird.
Dokumenttitel hinzufügen:
- Datei (Registerkarte)
- Informationen
- Eigenschaften > Titel
Dokumentsprache
Stellen Sie sicher, dass Ihr Dokument auf die richtige Sprache eingestellt ist. Für die Rechtschreibprüfung, aber auch für die korrekte Sprachsynthese durch Screenreader.
Markieren Sie alle Folien in der Gliederungsansicht
- Ansicht (Registerkarte)
- Gliederungsansicht
- [Strg] + [A] im Folienfenster
Sprache einstellen:
- ?berprüfen (Registerkarte)
- Sprache
- Sprache für Korrekturhilfen festlegen...
- (z. B.) Englisch (UK)
- OK
Wie bei allen digitalen Formaten und Technologien sind auch bei PDFs aus Powerpoint folgende Aspekte zu beachten.
- Reine Schriftart-Modifikationen wie fett, durchgestrichen, kursiv, etc. tragen keine sematnischen Informationen. Durchgestrichene Preisangaben sind beispielsweise nicht als nicht aktuell erkennbar!
- Einhaltung der Mindestanforderungen an das Kontrastverh?ltnis zwischen Text (oder Datenpunkten in Diagrammen) und Hintergrund und Vorsicht bei der Verwendung von Farben. Siehe Farben und Kontraste