Barrierefrei zugängliche PDFs aus Word
Mit dieser Schritt-für-Schritt-für-Schritt-Anleitung k?nnen Sie Ihre Gewohnheiten bei der Erstellung von PDF-Dokumenten so anpassen, dass Ihre PDF-Dokumente in Zukunft auch von Menschen mit Behinderungen uneingeschr?nkt genutzt werden k?nnen.
Wir empfehlen Ihnen, sich bei der Erstellung Ihrer n?chsten PDF-Dokumente an den folgenden Prozess zu halten und sind zuversichtlich, dass Sie mit dem notwendigen Bewusstsein Ihre Gewohnheiten bis dahin so angepasst haben werden, dass Sie sich bald kaum noch vorstellen k?nnen, jemals unzug?ngliche PDFs produziert zu haben.
Sollten Sie noch Hilfe ben?tigen oder offene Fragen kl?ren wollen, freuen wir uns über Ihre Anmeldung zu einem unserer Kurse ?Zug?ngliche PDFs aus Word“.
In aller Kürze
- Verwenden Sie Formatvorlagen für ?berschriften / Vermeiden Sie leere Abs?tze
- Versehen Sie Bilder mit Alternativtexten
- Definieren Sie Dokumenttitel und überprüfen Sie die Dokumentensprache
- Aktivieren Sie die Option/Kontrollk?stchen ?Barrierefreiheit durch PDF mit Tags erstellen“.
- Prüfen Sie Ihr PDF mithilfe der PAC Screenreader Preview
Grundlagen und Hintergründe zu den hier vorgestellten Anleitungen finden Sie unter e-Accessibility Grundlagen und in unserem Moodle-Kurs.
Formatvorlagen sind wichtig für eine saubere semantische Struktur des Inhalts. Lesen Sie hier mehr über die Bedeutung von Semantik und semantischer Struktur für die digitale Zug?nglichkeit.
?berschriftenstruktur
Strukturieren Sie Ihren Inhalt mit aussagekr?ftigen ?berschriften. Jede ?berschrift beschreibt kurz und pr?zise den nachfolgenden Inhalt.
Verwenden Sie dazu die Formatvorlagen für ?berschriften in Word: Registerkarte Start > Formatvorlagen
Tipps für eine effiziente Formatierung
Behalten Sie w?hrend des Schreibens die Struktur Ihrer ?berschriften im Auge:
[Strg] + [F] > ?berschriften
Formatieren Sie Ihre ?berschriften in H?chstgeschwindigkeit
Je nach Einstellungen in Word k?nnen Sie den Cursor in der ?berschrift (Ebenen 1 - 3) platzieren und [Alt] + [1-3] drücken.
Vermeiden Sie leere Abs?tze nicht durch mehrfaches Drücken der Eingabetaste. Screenreader geben jeden einzelnen leeren Absatz als ?leer“ aus.
Machen Sie leere Abs?tze über die Registerkarte Start > Absatz > Symbol Absatzformatierung sichtbar.
Abst?nde mittels Formatvorlagen kontrollieren
Die Abst?nde lassen sich mit Hilfe von Formatvorlagen leicht anpassen:
Registerkarte Start > Symbol (rechts unten in den Formatvorlagen) > Formatvorlage ausw?hlen > ?Pfeil nach unten“-Symbol > ?ndern...
Format > Absatz > Abst?nde anpassen
Tabellen k?nnen für Menschen, welche Assistive Technologien nutzen sehr hilfreich sein. Allerdings bergen komlexe Tabellen auch grosse Risiken für eine gute Maschinenlesbarkeit. Beachten Sie folgendes:
- Stellen Sie sicher, dass Datentabellen immer über Spalten- und Zeilenüberschriften verfügen. In Word kann dies nur für die jeweils erste Zeile und erste Spalte gesteuert werden: Checkboxen für "Kopfzeile" und "Erste Spalte" unter "Tabellen-Design".
- Vermeiden Sie verbundene Zellen in Tabellen. Sie führen oft zu Verschibungen der gesamten Tabellenlogik, sodass diese von Assistiven Technologien nicht mehr interpretiert werden k?nnen.
- Verzichten Sie auf komplexe Tabellen. Sehr oft lassen sich komplexe Tabellen relativ leicht in mehrere einfachere Tabellen aufteilen.
Menschen mit schweren Sehbehinderungen, einschlie?lich Blindheit, sind darauf angewiesen, dass relevante Informationen, die rein visuell, d. h. über Bilder und Illustrationen, vermittelt werden, schriftlich beschrieben werden.
Inhaltliche Aspekte für gute Textalternativen werden unter Textbeschreibungen von Bildern diskutiert (dekorativ, verlinkt, komplex, ...). Die technische Umsetzung von eingebetteten Alternativtexten (analog zum alt-attibut in HTML) für Word und PDF ist sehr einfach:
Rechtsklick auf die Grafik > Alternativtext anzeigen....
Auf der rechten Seite erscheint das Textfeld zur Eingabe eines kurzen Alternativtextes. Hinweis: Da hier die schriftliche Schritt-für-Schritt-Anleitung im Flie?text enthalten ist, genügt der Hinweis, dass es sich um den entsprechenden Screenshot handelt. Rein dekorative grafische Elemente müssen explizit als solche gekennzeichnet werden, indem das Kontrollk?stchen ?Als dekorativ markieren“ aktiviert wird.
Eine der Voraussetzungen für barrierefreie PDFs ist, dass die Dokumente einen aussagekr?ftigen Dokumententitel und korrekte Sprachdeklarationen haben. (Siehe Info & Semantik).
Dokumententitel
Navigieren Sie zur Registerkarte Datei > Informationen
Gute Dokumenttitel informieren sowohl über den Inhalt des Dokuments als auch über dessen Herkunft (z.B. ETH Zürich).
Hinweis: Optimalerweise wird die folgende Einstellung im exportierten PDF (in Adobe Acrobat) vorgenommen: Datei > Eigenschaften > Ansicht beim ?ffnen > dann unter Fensteroptionen: Anzeigen: Dokumententitel
Dokumentsprache
Vergewissern Sie sich, dass für Ihr Word-Dokument durchgehend die richtige Sprache deklariert ist. In mehrsprachigen Dokumenten k?nnen für verschiedene Abschnitte verschiedenen Sprachen deklariert werden.
Markieren Sie das gesamte Dokument ([Alt] + [A]). Klicken Sie auf die Sprachdeklaration in der Word-Fu?zeile > W?hlen Sie die richtige Sprache aus > Best?tigen Sie mit OK.
Wenn Ihr Word-Dokument semantisch gut strukturiert ist und die Grafiken über sinnvolle Alternativtexte verfügen, haben Sie die erste Voraussetzung, es in ein barrierefreies PDF-Dokument zu exportieren, schon erfüllt. Der zweite Schritt wird allein durch ein aktiviertes Kontrollk?stchen sichergestllt, welches darüber entscheidet, ob alle semantischen Informationen (die sogenannten Tags) ihren Weg in das PDF finden werden.
Der hier vorgestellte Weg setzt voraus, dass Adobe Acrobat auf dem Computer installiert ist. Es gibt mindestens zwei M?glichkeiten, die Wundercheckbox zu aktivieren:
1. Acrobat Registerkarten > Grundeinstellungen > Checkbox ?Barrierefreiheit und Umfliessen durch Erstellen von Adobe PDF mit Tags aktivieren“ aktivieren.
2) (alternativ) Registerkarte ?Datei“ > ?Als Adobe PDF speichern“ > ?Optionen“ > Kontrollk?stchen ?Zugriff und Umfliessen durch Erstellen von Adobe PDF mit Tags aktivieren“ aktivieren.
3. (alternativ) Wenn kein Adobe verfügbar ist: Registerkarte Datei > Speichern unter > Weitere Optionen...
?ndern Sie den Datentyp in PDF. W?hlen Sie Optionen > Kontrollk?stchen ?Dokumentstruktur-Tags für Barrierefreiheit“.
Um schnell und effizient zu prüfen, ob die oben genannten Ma?nahmen erfolgreich ihren Weg in das PDF gefunden haben, ist die Software PAC eine gute Wahl.
Verschieben Sie die heruntergeladene Zip-Datei an einen beliebigen Ort auf Ihrem Windows-Computer und entpacken Sie das Zip-Archiv.
Starten Sie PAC durch einen Doppelklick auf PAC.exe im entpackten Ordner. PAC wird daraufhin gestartet.
Ziehen Sie Ihre PDF-Datei in PAC
PAC prüft Ihre PDF-Datei automatisiert nach dem PDF/UA-Standard. Auch optimal zug?ngliche PDFs k?nnen zur Anzeige von Fehlern in PAC führen. Lassen Sie sich davon nicht irritieren. Wichtig in der Standardansicht ist, dass Ihre PDFs
- getaggt sind.
- einen Dokumententitel haben, und
- eine korrekte Sprachdeklaration haben
Die anderen Aspekte lassen sich am besten in der Screenreader-Vorschau-Ansicht des PAC beurteilen.
Klicken Sie dazu auf Screenreader-Vorschau. Es erscheint eine übersichtliche Darstellung der semantischen Struktur Ihres PDFs. Mit ?berschriftenebenen, Listen, Tabellen, Alternativtexten, Links, etc. Es ist wichtig, die semantische Struktur auf inhaltliche Logik und Sinnhaftigkeit zu prüfen. Etwas, das Algorithmen und KI heute (noch?) nicht leisten.
Wie bei allen digitalen Formaten und Technologien sind auch in PDFs die folgenden allgemeinen Aspekte zu beachten: