Die Autorelease-Funktion in ROOMZ

Die Autorelease-Funktion des Raumreservationssystems ROOMZ gibt einen gebuchten Sitzungsraum automatisch wieder frei, wenn in den ersten 15 Minuten niemand den Raum betritt. Ziel ist es, die Raumnutzung zu optimieren und alle verf¨¹gbaren Sitzungsr?ume zur Verf¨¹gung zu stellen.

Alle Sitzungsr?ume, Thinktanks und Talky-Telefonkabinen sind mit Bewegungssensoren ausger¨¹stet. Diese registrieren nur die Bewegung, analog zu automatischen Lichtschaltern. Es sind keine R¨¹ckschl¨¹sse auf Personen m?glich.

Gibt es in den ersten 15 Minuten nach Buchungsbeginn keine Bewegung im Raum, wird die Buchung im Outlook-Raumkalender auf diese 15 Minuten gek¨¹rzt und der Raum automatisch wieder freigegeben. Der Raum ist wieder via Outlook buchbar.

Das Anzeigesystem vor Ort ¨C das ROOMZ-Display ¨C ben?tigt weitere 5 Minuten zur Aktualisierung und Synchronisierung, d.h. nach 20 Minuten zeigt auch das Display beim Sitzungsraum den Raum wieder als ?Frei? an und es k?nnen Spontanbuchungen vor Ort get?tigt werden.

Beispiel: Ein Raum ist von 08:00 bis 10:00 gebucht. Bis um 08:15 Uhr hat der Bewegungsmelder keine Bewegung im Raum registriert. Der Termin wird im Raumkalender automatisch auf 08:00 bis 08:15 Uhr gek¨¹rzt. Der Raum ist daher via Outlook wieder buchbar. Das ROOMZ-Display vor Ort ben?tigt weitere 5 Minuten f¨¹r die Aktualisierung bzw. Synchronisierung. Ab 08:20 Uhr zeigt das Display den Raum wieder als ?Frei? an.

Die Autorelease-Funktion betrifft nur Buchungen, die sp?testens am Vortag gemacht wurden. Raumreservationen f¨¹r den gleichen Tag sind von der Autorelease-Funktion ausgenommen.

Die Buchung im Outlook-Raumkalender wird nach 15 Minuten ohne Bewegung gek¨¹rzt. Das ROOMZ-Display aktualisiert sich nach weiteren 5 Minuten.

Die Anzeige im externe Seite ROOMZ-Viewer unterliegt einer Verz?gerung von rund einer Viertelstunde.

ROOMZ-Displays mit Tasten k?nnen manuell aktualisiert werden. Dazu die Taste ?Ansicht? unten rechts kurz gedr¨¹ckt halten, bis die Anzeige ?refresh? erscheint. Jetzt entsprechende Taste unterhalb ?refresh? dr¨¹cken. Die Anzeige ?einen Moment bitte¡­? erscheint, w?hrend das Ger?t aktualisiert wird.

Gibt es in den ersten 15 Minuten nach Buchungsbeginn keine Bewegung im Raum, wird die Buchung im Outlook-Raumkalender auf diese 15 Minuten gek¨¹rzt und der Raum automatisch wieder freigegeben. Der Raum ist wieder via Outlook buchbar.

Das Anzeigesystem vor Ort ¨C das ROOMZ-Display ¨C ben?tigt weitere 5 Minuten zur Aktualisierung und Synchronisierung, d.h. 20 Minuten nach Buchungsbeginn zeigt auch das Display beim Sitzungsraum den Raum wieder als ?Frei? an und es k?nnen Spontanbuchungen vor Ort get?tigt werden.

Es wird nur der Raumkalender angepasst. Im pers?nlichen Kalender der Meeting-Teilnehmenden werden keine Anpassungen vorgenommen. Die K¨¹rzung der Sitzung auf 15 Minuten ist dort nicht direkt sichtbar.

Bei Terminserien wird nur der aktuelle Termin gek¨¹rzt. Alle weiteren Raumreservationen der Serie bleiben unver?ndert erhalten.

Nein. Die K¨¹rzung der Raumbuchung auf eine Viertelstunde erfolgt ausschliesslich im Outlook-Kalender des entsprechenden Sitzungsraumes. 

Keine Buchungen ?auf Vorrat?: Terminserien, die ¨¹ber l?ngere Perioden laufen, sollten hinsichtlich der gebuchten R?ume regelm?ssig gepr¨¹ft werden.

Manuelle Freigabe: Werden Besprechungen deutlich vor der geplanten Zeit beendet, kann der Raum manuell freigegeben werden. Dazu auf dem ROOMZ-Display die Taste ?Freigeben? unten links kurz gedr¨¹ckt halten, bis die Anzeige ?Best?tigen? erscheint. Jetzt die Taste ?Best?tigen? dr¨¹cken. Die Buchung wird storniert und bei der n?chsten Synchronisation wird der Raum im Buchungssystem wieder als verf¨¹gbar angezeigt.

Wenn in den ersten 15 Minuten der Buchung jemand den Raum betritt, wird die Bewegung registriert und die Buchung wird best?tigt.

Im externe Seite ROOMZ-Viewer werden Sitzungsr?ume, Thinktanks und Talky-Telefonkabinen, in denen eine Bewegung registriert wurde, unabh?ngig von der Buchung f¨¹r mindestens rund eine Viertelstunde als belegt (rot) angezeigt.

Nein. Der Batterie-Status wird laufend ¨¹berwacht und die Batterien rechtzeitig ausgetauscht.

Der Pilotversuch auf dem H-Stockwerk des OCT-Geb?udes soll zeigen, ob sich die Autorelease-Funktion bew?hrt, von den Nutzenden gesch?tzt wird und zur effizienten Nutzung der Sitzungsr?ume beitr?gt.

Die Anzeige im externe Seite ROOMZ-Viewer unterliegt einer Verz?gerung von rund einer Viertelstunde. Die ?bersichtskarte gibt nur eine Indikation.

Die Anzeige im externe Seite ROOMZ-Viewer unterliegt einer Verz?gerung von rund einer Viertelstunde. Die ?bersichtskarte gibt nur eine Indikation. Raumreservationen f¨¹r den gleichen Tag sind von der Autorelease-Funktion ausgenommen, d.h. auch wenn niemand den Raum betritt, bleibt die Reservation bestehen und der Raum wird rot angezeigt.