Rekrutierungsprozess von A bis Z
Diese ?bersicht zeigt Ihnen alle Schritte der Rekrutierung – von der Vorbereitung bis zum Vertragsabschluss – und führt Sie mit kurzen Erl?uterungen und Links zu den passenden Anleitungen durch den gesamten Ablauf.
Starten Sie mit einem Kick-off-Meeting, in dem Sie gemeinsam mit Ihrem:Ihrer HR-Partner:in oder dem Recruiting-Team Vorgehen, Zust?ndigkeiten und den Ablauf kl?ren.
- Erstellen Sie zuerst die Stellenbeschreibung. Damit legen Sie die Gewichtung der Aufgaben fest und schaffen die Grundlage für die Festlegung der Funktionsstufe durch die HR Partner:innen. Anforderungen und Kompetenzen k?nnen Sie anschliessend direkt ins Inserat übernehmen.
- Definieren Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten im Auswahlkomitee, geben Sie den Mitgliedern Zugriff auf die Stelle im Rekrutierungstool und planen Sie gemeinsam den Ablauf der Rekrutierung. Kl?ren Sie dabei auch allf?llige Ferienabwesenheiten, damit sich der Prozess nicht verz?gert.
- Bestimmen Sie eine hauptverantwortliche Person, die w?hrend des gesamten Prozesses die Kommunikation mit den Kandidat:innen sicherstellt.
- Besprechen Sie mit Ihrer:Ihrem HR Partner:in den Inseratsentwurf sowie vertragsrelevante Aspekte und legen Sie die Zusammenarbeit im Rekrutierungsprozess fest.
- Für Stellen von Doktorierenden und Postdoktorierenden ist kein Austausch mit Ihrer:Ihrem HR Partner:in notwendig. Bei Fragen wenden Sie sich direkt an das Recruiting-Team.
Er?ffnen Sie die Stelle im geschützte Seite Rekrutierungstool.
Formulieren Sie ein pr?zises Stelleninserat.
- Halten Sie die Ausschreibung so knapp wie m?glich, aber so informativ wie n?tig, um geeignete Kandidat:innen anzusprechen.
- Vermeiden Sie lange Texte und verweisen Sie stattdessen mit Links auf weiterführende Informationen (zum Beispiel zu Projekten oder zum Bereich).
- Eine pr?zise und gut strukturierte Ausschreibung reduziert Rückfragen, verbessert die Passgenauigkeit der Bewerbungen und macht den Rekrutierungsprozess effizienter.
- Halten Sie den Bewerbungsprozess so einfach wie m?glich und reduzieren Sie Hürden für Kandidat:innen, zum Beispiel indem Sie auf ein Motivationsschreiben verzichten.
- Geben Sie die Stelle im geschützte Seite Rekrutierungstool zur Publikation frei.
- Das Recruiting-Team prüft eine m?gliche Stellenmeldepflicht und weitere regulatorische Punkte und ver?ffentlicht die Stelle innert zwei Arbeitstagen auf dem ETH-Jobportal sowie auf weiteren ausgew?hlten Stellenportalen.
- Nach der Ver?ffentlichung erhalten Sie per E-Mail eine Best?tigung mit allen relevanten Angaben.
- Machen Sie in Ihrem Umfeld und über soziale Netzwerke auf die Stelle aufmerksam. Publizieren Sie das Inserat bei Bedarf zus?tzlich auf relevanten Fachportalen.
Gut zu wissen
Stelleninserate erzielen die gr?sste Reichweite, wenn sie zwischen Montag und Mittwoch publiziert werden.
- Offene Stellen müssen gem?ss Art. 14, Abs. 1 PVO (Personalverordnung ETH-Bereich) ?in geeigneten Medien ausgeschrieben werden?.
- Kosten für Personalvermittlungen, Printinserate und Publikationen auf Fachportalen tragen Sie selbst. Für Personalvermittlungen gelten die Download Allgemeinen Gesch?ftsbedingungen (AGB) der ETH Zürich für den Einkauf von Personalvermittlungsdienstleistungen. (PDF, 81 KB)
- Ermutigen Sie Ihre Kolleg:innen, die ausgeschriebene Stelle in ihren sozialen Netzwerken zu teilen.
Bewerbungen gehen ein. – Jetzt ist rasches Handeln entscheidend.
Viele Kandidat:innen stehen gleichzeitig bei anderen Arbeitgebenden im Bewerbungsprozess. Achten Sie deshalb darauf, den Prozess auch nach dem Erstkontakt transparent und effizient zu gestalten.
Laufende Selektion
- Stimmen Sie die Beurteilungsschwerpunkte mit allen Mitgliedern des Auswahlkomitees ab.
- Prüfen Sie Bewerbungen fortlaufend und erstellen Sie mit geeigneten Kandidat:innen eine Longlist bzw. Shortlist.
- Nutzen Sie im Rekrutierungstool die M?glichkeit, s?mtliche Bewerbungen oder nur die Shortlist mit weiteren Personen zu teilen.
- Erfassen Sie Kommentare zu den Bewerbenden, um Ihre Einsch?tzung festzuhalten. Achten Sie dabei darauf, keine pers?nlichkeitsverletzenden Formulierungen zu verwenden.
- Nutzen Sie die Anleitung geschützte Seite Bewerbungsmanagement.
Transparente Kommunikation
- Geeignete Kandidat:innen: Nehmen Sie sp?testens innerhalb von fünf Tagen Kontakt auf und laden Sie diese innerhalb von drei bis fünf Tagen zu einem ersten Interview ein.
- Nicht geeignete Kandidat:innen: Versenden Sie Absagen m?glichst innerhalb von vierzehn Tagen, damit die Bewerbenden die ETH Zürich in positiver Erinnerung behalten.
- Professionelle Vorlagen: ?ber das Rekrutierungstool versenden Sie effizient Einladungen zum Interview, Geduldsmails und Absagen, oder fordern bei Bedarf zus?tzliche Dokumente an.
Gut zu wissen
- Kandidat:innen bewerben sich über ein Online-Formular und erhalten automatisch eine Eingangsbest?tigung.
- Kandidat:innen haben jederzeit die Hoheit über ihre Daten und k?nnen ihre Bewerbung im Rekrutierungstool anpassen oder zurückziehen.
Weiterführende Informationen und Anleitungen
Planung und Vorbereitung
- Laden Sie die geeigneten Bewerber:innen zum Interview ein.
- Legen Sie fest, wer die Gespr?che führt. Entscheiden Sie zudem, ob das Team in den Prozess einbezogen werden soll.
Interviewrunden
- Erstes Interview (virtuell, ca. 30 Minuten): Dient dem raschen Kennenlernen und der Kl?rung gegenseitiger Erwartungen. Dabei zeigt sich, ob ein pers?nliches Gespr?ch vor Ort sinnvoll ist.
- Zweites Interview (in der Regel vor Ort, ca. 60 Minuten): Erm?glicht ein vertieftes Gespr?ch und kann evtl. mit einem Team-Kennenlernen verbunden werden.
- Dritte Runde (bei Bedarf): Je nach Position sinnvoll, etwa für ein erweitertes Team-Kennenlernen oder die Bearbeitung und Pr?sentation eines Fallbeispiels.
Transparente Kommunikation
- Heben Sie hervor, was Ihre Stelle im Vergleich zu anderen besonders attraktiv macht.
- Nennen Sie die Schlüsselkriterien, damit die Funktion erfolgreich wahrgenommen werden kann.
- Stellen Sie sicher, dass Kandidat:innen von Anfang an wissen, was sie im Interviewprozess erwartet.
Gespr?chsführung
- Führen Sie die Interviews strukturiert und offen. Die Interviewleitf?den unterstützen sie in der Vorbereitung.
Referenzen/Strafregisterauszug
- Für unbefristete technische und administrative Funktionen werden vor der Offerte geschützte Seite Referenzauskünfte eingeholt – durch Sie, Ihre:n HR Partner:in oder Ihre:n Recruiting Partner:in.
- Für bestimmte Funktionen ist zus?tzlich ein geschützte Seite Strafregisterauszug erforderlich.
Weiterführende Informationen
- Besprechen Sie Ihre Auswahlentscheidung vor einer Zusage mit Ihrer:Ihrem HR Partner:in respektive Recruiting Partner:in.
- Lassen Sie die Funktionsstufe und das Gehalt durch Ihr:e HR Partner:in auf Basis der Stellenbeschreibung festlegen.
- Kommunizieren Sie Zu- und Absagen an Interviewkandidat:innen idealerweise pers?nlich per Telefon – durch Sie, Ihr:e HR-Partner:in oder das Recruiting-Team.
Weiterführende Informationen
- Informieren Sie oder Ihr:e HR Partner:in bzw. das Recruiting-Team die HR Administration oder die administrative Assistenz, damit der ETHIS-Workflow ?Eintritt? oder ?interner Stellenwechsel? gestartet wird.
- Lassen Sie den Arbeitsvertrag durch Ihr:e HR Partner:in oder die HR Administration prüfen, unterzeichnen und versenden.
- Versenden Sie die restlichen Absagen und schliessen Sie die Stelle im Rekrutierungstool. Hinweise dazu finden Sie unter geschützte Seite Anleitung Abschluss der Position.
Hinweis
Sobald im Rekrutierungstool der Status auf ?Rekrutierung beendet? gesetzt ist, werden die Daten der Bewerbenden gem?ss Datenschutzgesetz nach drei Monaten automatisch gel?scht.
Pre- und Onboarding
Nach der Zusage ist vor dem Start: Bleiben Sie mit Ihren künftigen Mitarbeitenden in Kontakt und nutzen Sie unsere Empfehlungen.